Odbor vnitřních věcí
Publikováno: 9.1.2017 Autor: admin
Odbor se organizačně člení na:
12.10 – oddělení správa a provoz úřadu
12.11 – úsek správa a provoz úřadu
12.12 – úsek sekretariát
12.20 – oddělení informatiky
12.21 – úsek informatiky
Oddělení informatiky (OICT)
Kočí Matěj
Informatik
(C114)
12.10 oddělení správa a provoz úřadu
12.11 - úsek správa a provoz úřadu
Zajišťuje zejména:
- správu a provoz objektů A+B+C MěÚ a přilehlé budovy po DZS, včetně garáží a prostoru před nimi, v ulici Jiráskova, jejich věcnou a technickou funkčnost,
- provádění služeb sloužících k výkonu činností odborů městského úřadu a potřebám veřejnosti ve výše uvedených objektech městského úřadu,
- provoz podatelny, včetně informačních a poštovních služeb, zajištění chodu a zásobování skladu kancelářských potřeb, drogistického zboží a jeho výdej,
- nákup a správu komponentů docházkového systému a systému CAR CONTROL,
- vede a zpracovává poptávková a výběrová řízení a jejich dokumentaci dle platné legislativy a platné směrnice o zásadách a postupech při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Rumburk,
- archivaci smluvních vztahů a VŘ odboru,
- provoz telefonní ústředny a poskytování spojové služby zaměstnancům prostřednictvím pevných linek, elektronické pošty a mobilních telefonů včetně jejich nákupu, evidence a aktualizace telefonního seznamu na intranetu,
- správu a údržbu kamerového systému ve spravovaných budovách MěÚ,
- organizaci, provoz, administraci a údržbu dopravních prostředků úřadu (mimo VPP, MP a JSDH),
- přepravu zaměstnanců bez řidičského oprávnění a členů vedení města,
- přepravu věcí a dokumentů v rozsahu působnosti pověřené obce,
- provoz úřední desky,
- technické zabezpečení voleb do zastupitelských orgánů a provádění referenda,
- popisný informační systém městského úřadu,
- ostrahu spravovaných objektů pomocí EZS,
- zajištění, kontrolu a koordinaci úklidu ve spravovaných budovách MěÚ a budově MP,
- zhotovování, evidenci razítek a klíčů,
- příprava smluvních vztahů za odbor v rámci stanovených limitů vnitřní směrnice a kontrola smluvních ujednání k dodávkám služeb, materiálu, zařízení a vybavení pro zabezpečení chodu výše jmenovaných objektů MěÚ,
- nákup, opravy a údržbu kancelářské techniky (mimo IT a tiskových zařízení) a jiných provozních potřeb (DHM, DDHM, DNM, DDNM),
- revizi a kontrolu zařízení podle příslušných norem a předpisů ve výše uvedených objektech MěÚ,
- vypracování návrhu rozpočtu města v oddělení správy a provozu úřadu,
- odpovědné hospodaření s finančními prostředky přidělených kapitol,
- likvidaci příslušných faktur a jejich řádné vyúčtování
- řádné nakládání s majetkem ve spravovaných objektech MěÚ, včetně objektů samých,
- přijmutí, skladování a evidence ztrát a nálezů, včetně jejich případného navrácení,
- metodické řízení zaměstnanců v oblasti BOZP a PO, hygienických norem, dodržování provozního řádu a jiných souvisejících nařízení a kontrolu jejich dodržování,
- kategorizaci prací v rámci MěÚ,
- oběh informativních oběžníků a všech vnitřních předpisů městského úřadu a případné dodání sbírek zákonů, sbírek mezinárodních smluv či jiných požadovaných tisků,
- ve spolupráci s úsekem sekretariát shromáždění a ukládání:
- všech platných předpisů města
- úředních listů města
- informativních oběžníků města
- věstníků vlády pro orgány krajů a obcí
- Sbírek zákonů a Sbírek mezinárodních smluv
- ustanovení vlády ČR a v souladu se zákonným určením umožnění nahlédnutí do jejich obsahu,
- spolupráci při provádění řádné archivace všech písemností z odd. správa a provoz úřadu a při provádění archivace jiných odborů a úseků MěÚ, přípravu spisového a skartačního řádu Městského úřadu Rumburk,
- v případě vyhlášení krizové situace plnění úkolů nařízených starostou města, vedoucím odboru VV, nebo tajemníkem KŠ,
- v oblasti provozu a ochrany objektů, zařízení a vybavení městského úřadu
- v oblasti poskytování služeb zúčastněným subjektům a zaměstnancům úřadu
- v oblasti informovanosti právnických a fyzických osob,
- zpracování podkladů pro úhradu nákladů vynaložených na provedení krizových opatření, které uhrazuje město z městského rozpočtu ve správě a provozu úřadu,
- vydávání služebních průkazů,
- pravidelné ranní kontroly zasedací místnosti po proběhlých jednáních a zajištění pořádku a úpravy, včetně doplnění základního občerstvení k dalšímu jednání.
12.12 – úsek sekretariát
Zajišťuje zejména:
- vedení centrální evidence stížností a petic doručených městu, městskému úřadu či jiným orgánům města a dle pokynů tajemníka jejich předání k vyřízení VO či jiným pověřeným subjektům ve věcném a časovém určení,
- informování o kompetencích a způsobech vyřizování a o dalších věcech, které jsou v působnosti úřadu (m.j. zák. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím) a zajišťování zveřejňování informačních výstupů na internetu,
- evidence a vyřizování žádostí ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb.,
- shromažďování podkladů pro vypracování souhrnné zprávy k zákonu č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
- evidence a vyřizování žádostí ve smyslu zákona č. 84/1990 Sb., v součinnosti s Městskou policií Rumburk a PČR,
- administrativní práce a úkony související s činností starosty a místostarostů města a tajemníka úřadu (vedení města),
- administrativní práce související s plněním úkolů odborů městského úřadu v oblasti jeho samostatné působnosti,
- přípravu a průběh zasedání zastupitelstva města (ZM), schůzí rady města (RM), koordinační porad, setkání starostů a tajemníků ORP, jednání vedení města a porad vedoucích odborů (VO) v oblasti organizační, administrativní, podkladové,
- zpracování dokumentace o průběhu a výslednosti zasedání ZM, schůzí RM, jednání vedení města a porad VO a jejich archivaci,
- vedení evidence usnesení ze zasedání ZM a schůzí RM a úkolů stanovených jednáním vedení města a z porad VO,
- shromažďování a vedení evidence návrhů, připomínek a dotazů zastupitelů města a občanů města zúčastněných na zasedání ZM a jejich zpracování pro projednávání vedením města,
- spolupráci se členy zastupitelstva města a s ostatními subjekty ve městě k tématům projednávaným na zasedáních ZM a schůzích RM,
- přípravu základních informací o průběhu a výslednosti zasedání ZM a schůzí RM pro zaměstnance úřadu – předání úkolů ze zasedání ZM, schůzí RM a jednání vedení města vedoucím odborů či jiným určeným subjektům k termínovanému plnění,
- vyžadování a shromažďování údajů a podkladů k plnění úkolů ze zasedání ZM, schůzí RM, jednání vedení města a porad VO od určených subjektů a předávání informací vedení města,
- vedení evidence zastupitelů města, členů RM, členů výborů ZM a členů komisí RM, a evidence dokladů z jednání výborů a komisí,
- vedení evidence dokumentace zvláštních orgánů, poradních orgánů a zvláštních komisí města a městského úřadu a všech příkazů, směrnic, rozhodnutí, dalších vnitřních předpisů a pověření vydaných starostou a tajemníkem,
- přípravu základních informací o přijatých usneseních a průběhu jednání zasedání ZM a schůzí RM určených veřejnosti,
- přípravu základních informací o činnostech městského úřadu, právních předpisech a dalších dokumentech určených veřejnosti,
- prostřednictvím VO či jiných pověřených subjektů a dle pokynů tajemníka zpracování zpráv, stanovisek a informací k tiskovým sdělením, dotazům a požadavkům veřejnosti a jejich evidenci,
- prostřednictvím VO či jiných pověřených subjektů a dle pokynů tajemníka přenesení usnesení vlády ČR do činnosti úřadu,
- účast zaměstnanců úřadu města či jiných subjektů na zasedání ZM, schůzích RM, veřejných shromážděních či jiných akcích organizovaných městem,
- vedení evidence občanů a kolektivů, kterým bylo uděleno ocenění či čestné občanství města,
- vedení evidence subjektů, kterým bylo povoleno používat znak města sledování kroniky událostí a návštěv města,
- vedení evidence došlé a vyřizované pošty a její předání na místo určení či odeslání a shromažďování a evidenci:
- všech platných předpisů města
- úředních listů města
- informativních a závazných vnitřních předpisů
- podaných stížností
- žádostí ze strany zastupitelů ve smyslu zákona č. 128/2000 Sb., včetně vyřízení
- žádostí ze strany veřejnosti ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., včetně vyřízení a zveřejnění
- všech oznámení o shromáždění ve smyslu zákona č. 84/1990 Sb., a o peticích ve smyslu zákona č. 85/1990 Sb.
- Centrálního registru souhlasů ve smyslu Nařízení EU č. 2016/679
- používání zasedací místnosti, nebo jiných prostor ve vlastnictví města pro pracovní jednání, slavnostní setkání a přijetí dle požadavků orgánů města a tajemníka městského úřadu,
- provádění řádné archivace všech písemností starosty, místostarostů města a tajemníka městského úřadu.
12.20 oddělení informatiky
12.21 - úsek informatiky
Zajišťuje zejména:
- plnění úkolů vyplývajících ze zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy,
- plnění úkolů vyplývajících z nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu,
- analyzování toků informací, informačních vazeb ve spolupráci s věcně příslušnými odbory městského úřadu a na jejich základě navrhuje koncepci rozvoje informačního systému,
- vedení evidencí licencí používaného software v souladu s nařízením vlády č. 624/2001 Sb.,
- vedení evidencí softwarového a hardwarového vybavení,
- vytváření informačního systému a doporučuje vhodnou techniku a programové vybavení k jeho provozování,
- vyhodnocování zavádění a využívá informačních systémů a navrhuje odpovídající opatření,
- organizování poradenství a zavádění nových pracovních technik a postupů,
- provádění zaškolení zaměstnanců včetně kybernetické bezpečnosti s výpočetní technikou, konzultace, poradenskou činnost a organizuje odborná školení zaměstnanců v oblasti IT,
- seznámení uživatele se změnami v systému lokálních stanic i počítačové sítě potřebnými k zajištění činnosti každého uživatele,
- navrhování a spolupráci při vytváření vnitřní počítačové sítě MěÚ a její propojení na vybrané vnější organizace,
- propojení informačního systému a koordinaci se státním informačním systémem
- podílení se na studiích a analýzách informačního systému s celorepublikovou působností,
- chod a odladění jednotlivých lokálních stanic počítačové sítě podle potřeby uživatelů a nadřazeného výpočetního systému,
- vytváření a odlaďování algoritmů pro automatizaci častých uživatelských procesů,
- upgrade systémů jak po stránce hardware, tak i software s ohledem na zpětnou kompatibilitu systémů i na předpokládané budoucí nároky,
- řízení chodu lokální počítačové sítě, spravuje systémovou databázi síťových objektů a zajišťuje její aktualizaci se skutečným stavem lokální počítačové sítě MěÚ,
- navrhování systémového zabezpečení elektronických dat MěÚ a koordinace činností jednotlivých uživatelů při jeho dodržování,
- ve spolupráci s vedoucími věcně příslušných odborů určuje přístupová a uživatelská práva v lokální počítačové síti s ohledem na bezpečnost dat a licenční politiku podle autorského zákona a licenčního ujednání autora software, GDPR a zákona č. 110/2019 Sb.,
- navrhuje a předkládá soubor bezpečnostní politiky informačního systému,
- provádění pravidelného zálohování sdílených dat podle předepsaných algoritmů a zajišťuje jejich utajení,
- vypracovávání algoritmů a řídí zálohování lokálních stanic prostřednictvím počítačové sítě,
- v případě selhání výpočetní techniky provádí obnovu a návaznost dat jak na lokálních stanicích, tak i na serverech lokální počítačové sítě,
- pravidelnou archivaci hlavního řídícího systému lokální počítačové sítě,
- spolupráci s vnějšími objekty napojenými na lokální počítačovou síť a informační systém MěÚ a koordinuje zavádění nových technik a postupů s ohledem na zabezpečení elektronických dat MěÚ,
- nákup, opravy a údržbu tiskových zařízení, zajišťuje spotřební materiál, evidenci a jeho výměnu (tonery, cartridge, pásky),
- obchodní jednání týkající se problematiky informačního systému úřadu,
- požadavky na finanční krytí systémů z rozpočtu a předkládá je prostřednictvím vedoucího oddělení informatiky vedoucímu OVV,
- zpracování návrhu rozpočtu pro oddělení informatiky,
- správu a chod městského kamerového systému,
- správu a chod bezpečnostního kamerového systému městské policie,
- správu a chod Wi-Fi spojů městského úřadu,
- správu a údržbu programů Kompas různých verzí,
- chod systému CAR Control,
- chod docházkového systému MěÚ,
- chod a správu meteostanice MěÚ,
- správu a aktualizaci dat ústředny VOIP a chod VOIP komunikace,
- správu konzole pro vzdálený dohled antivirové ochrany počítačů,
- správu konzole pro vzdálený dohled antivirové ochrany mobilních zařízení,
- zpracování VŘ v oblasti IT a navrhuje optimální a hospodárná řešení,
- správu a chod webu MěÚ,
- správu a chod intranetu MěÚ,
- správu a chod e-mailového serveru MěÚ,
- koordinaci prezentace městského úřadu na webu z pozice provozně technického zpracování a procesu zveřejňování,
- provoz datových schránek na MěÚ a úkoly s tím spojené,
- provoz informačních systémů MP, JSDH, MIC a VPP,
- vytváření podkladů k zajištění Nařízení EU 2016/679 (GDPR) a ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., spolupracuje s pověřencem města,
- obsluhu Helpdesku,
- plnění úkolů vyplývajících z nařízení EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (eIDAS), (el. podpis, el. pečeť, el. časové razítko a další související služby).
